Alla längtar vi efter att få träffas på riktigt men under en övergångsperiod seglar ett nytt begrepp upp på radarn – Hybridevent. Ett event som har både fysiska och digitala deltagare. Några är på plats och kan slå sig ner i publiken, mingla och ta en fika tillsammans medan andra sitter hemma framför datorn.

Det låter kanske inte så märkvärdigt men faktum är att det finns en hel del att fundera kring när man planerar ett hybridevent. Trampar man snett finns risken att upplevelsen inte blir speciellt bra för någon.

Hantera grupperna olika

Att försöka ge deltagarna samma upplevelse, oavsett om de sitter hemma eller är på plats, innebär stora kompromisser. De som väl tagit sig till eventlokalen har gjort det just för att de värdesätter att få träffa människor och vara sociala på riktigt. Låt distansdeltagarna ta del av de delar av eventet som lämpar sig för att sända digitalt men avstå inte från de möjligheter till mingel, workshops, pratpromenader, god mat, dans och annat kul som man kan göra när man äntligen kan träffas på riktigt.

Skapa rätt förväntningar

Var tydlig med vad man kan förvänta sig om man är på plats eller om man väljer att checka in på distans. Att upplevelserna kommer skilja sig åt är inget konstigt. Att sända de delar av eventet som fungerar online är ofta fullt tillräckligt. Distansupplevelsen vinner på att begränsas till några timmar.

Dela live-upplevelsen online

När vi sänder från en live-arena, låt distansdeltagarna dela upplevelsen på plats. Liksom vid en tv-sänd fotbollsmatch eller konsert vill tittaren känna sig som en del av publiken. När vi ser live-publiken skratta eller applådera stimuleras våra spegelneuroner och känslan av delaktighet förstärks.

Erbjud digitala alternativ

En distanspublik behöver inte checka ut bara för att de inte kan delta i det som händer på plats. Det går utmärkt att erbjuda dem andra typer av upplevelser framför datorn. Hantera distansdeltagarna med samma respekt som de som är på plats och gör ansträngningar för att deras upplevelse ska bli lika bra, om än lite annorlunda.

Budgetera realistiskt

Det är viktigt att förstå att ett hybridevent innebär fler budgetposter. I praktiken behövs både den teknik som krävs vid ett live-event och den teknik som finns i en tv-studio. Det blir kanske inte dubbelt så dyrt men var realistisk, ett välproducerat hybridevent är resurskrävande.

Överväg alternativen

Det finns flera alternativ till ett fullskaligt hybridevent. Kan man skippa livesändningen och låta ett filmteam göra ett välproducerat reportage från eventet? Kan man göra ett renodlat live-event ena dagen och sända ett komprimerat digitalt event från en studio dagen efter?

Det finns massor av möjligheter. Minnesota hjälper er gärna på vägen. Det har vi gjort i tjugo år nu.

Olle Nyström
olle.nystrom@minnesota.se